Hatékony időbeosztás

10 tipp, hogy hatékonyabban oszd be az idődet

Sokak szerint az egyik leghasznosabb képesség az életben, ha megtanulod hatékonyan beosztani az idődet. Ha nem tudod menedzselni a rendelkezésedre álló időt, akkor valószínűleg sem a munkádban, sem a magánéletedben nem fogod tudni elérni azokat a célokat, amiket kitűztél magad elé. Ha jobban belegondolunk szinte az idő egyetlen olyan dolog az életben amiből mindenkinek ugyanannyi van. Lehetsz idős vagy fiatal, férfi vagy nő, gazdag vagy szegény mindenképpen 24 órából áll egy napod, akárcsak a többi embernek. Mivel mindenkinek azonos mennyiségű idő áll rendelkezésre, ezért valójában csak az számít, hogy mennyire hatékonyan tudod beosztani.

1. Jól válaszd meg a céljaidat

A legtöbb ember nem tudja megfelelően meghatározni a céljait, feltéve, hogy egyáltalán vannak kitűzött céljai. Az első lépés az, hogy tudnod kell hova akarsz eljutni, hogy mit szeretnél igazán. A következő lépés, hogy konkrét célokat határozol meg. Sokan túl könnyű vagy irreálisan nehéz célokat tűznek ki maguk elé. Figyelj arra, hogy olyan célokat határozz meg, aminek az elérése kihívást jelent számodra, de reálisan teljesíthető.

2. Találj egy jó időbeosztási rendszert

Miután megvannak a céljaid, meg kell találnod, hogy számodra melyik időbeosztási rendszer lehet a legmegfelelőbb. Az egyik legelterjedtebb időmenedzselési technika 4-es felosztású. A rendszer lényege, hogy fontosság és sürgősség alapján osztod fel a feladataidat a következő kategóriák szerint:

  • fontos és sürgős
  • fontos, de nem sürgős
  • nem fontos, de sürgős
  • nem fontos és nem sürgős

A legfontosabb, hogy az időd nagy részében a fontos, de nem sürgős feladatokra fókuszálj és kerüld el a nem fontos és nem sürgős feladatokat.

3. Kövesd nyomon, hogy mivel töltöd az idődet

Monitorozd legalább egy héten keresztül, hogy mivel töltöd az idődet. Biztos, hogy meg fogsz lepődni az eredményen. Fogj egy füzetet vagy a telefonodon nyiss egy jegyzetet, ahova 30 perces időközönként felírod, hogy mivel-mennyi időt töltöttél. Ez egy kicsit macerás és körülményes, viszont csak egy hétig kell csinálnod és nagyon hasznos következtetéseket vonhatsz le az eredményekből.

4. Kezdj minden napot a legnehezebb feladattal

Talán ez az egyik legfontosabb pontja a listának. Minden napodat kezdd azzal, hogy a legnehezebb vagy legutálatosabb feladatot végzed el. Ha így indítod a reggelt, akkor a nap hátralevő részében is meg fog maradni a lendületed és összességében többet tudsz majd teljesíteni.

5. Kövesd a 80-20-as szabályt

Más néven a Pareto elvét. Vilfredo Pareto olasz, közgazdász a társadalmunkban jelenlévő egyenlőtlen vagyoneloszlás tanulmányozása során jött rá arra a képletre, aminek az a lényege, hogy a társadalom 20%-a birtokolja az összes vagyon 80%-át. További közgazdaság tudományi kutatások és megfigyelések alapján megállapították, hogy általában az összes elvégzett munka 20%-a hozza az eredmények 80%-át. Törekedj arra, hogy arra 20%-ra fordítsd az időd és energiád nagy részét, ami a legtöbb eredményt hozza.

6. Különíts el időt az emailekre és telefon hívásokra

Ha folyamatosan a beérkező emailekkel és telefonokkal vagy elfoglalva szétforgácsolódik a figyelmed és nehezebben tudsz az igazán lényeges feladatokra koncentrálni. Sokkal hatékonyabban tudsz megoldani egy-egy komplex, nagyobb figyelmet és koncentrációt igénylő feladatot, ha közben nem foglalkozol az emailekkel és a telefonoddal. Határozz meg magadnak egy külön idősávot, amikor csak a beérkező levelekkel foglalkozol, ilyenkor válaszolhatsz mindenkinek és nem fogsz lemaradni semmiről, viszont nem terelődik el a figyelmed a fontosabb feladatokról.

7. Kapcsold ki a Facebookot és a közösségi médiát

Ezt külön pontba szedtem, mert a legtöbben hajlamosak vagyunk megfeledkezni arról, hogy napközben leszakadjunk a közösségi médiáról. Ha folyamatosan érkeznek a Messenger üzenetek, a Facebook értesítések és Instagram likeok, szinte lehetetlen fenntartani a figyelmet. Gondolj bele, naponta hányszor nyitod meg a Facebookot vagy az Instát? A sok 5-10 perces böngészésből a nap végére több órányi elpazarolt idő keletkezik. Egy kutatás szerint a magyarok átlagosan 86 percet töltenek böngészéssel a facebookon napi szinten. Ha ezt a munkaidődben teszed az biztos, hogy nem segít a céljaid elérésében.

8. Tarts gyakrabban szünetet

Egy kutatás szerint a legjobb teljesítményt úgy érhetjük el, ha 52 perc munka után 17 perces szüneteket tartunk. Nem mindenki engedheti meg magának, hogy több mint negyedórára eltűnjön az íróasztalától, de próbálj meg törekedni arra, hogy több apró szünetet iktass be. A pihenés után sokkal hatékonyabban fogsz tudni dolgozni, mintha egyben nyomnád le a 8 órát. A gyakori szünetek segítenek a maximumon pörögni mentálisan, érzelmileg és fizikálisan egyaránt.

9. Meditálj vagy mozogj minden reggel

Nem is gondolnánk, hogy a testmozgás összefüggésben lehet a hatékony időbeosztással, pedig a reggeli futás vagy meditálás nagy mértékben segíthet abban, hogy összeszedettebbek és fókuszáltabbak legyünk a nap hátralevő részében. Kezdésnek próbálj ki egy 15-20 perces reggeli meditációs vagy tornagyakorlatot és látni fogod, hogy hihetetlen mértékben fel tudja turbózni az energia szintedet, a teherbírásodat és a koncentrációdat.

10. Minden este írj feladat listát

Minden este írd össze a legfontosabb tennivalóidat a következő napra. Tekintsd át a céljaidat és határozd meg azokat a feladatokat, amik közelebb vihetnek azok eléréséhez. Valószínűleg nem holnap fogod megvalósítani a legfontosabb céljaidat, de mindennap közelebb kerülhetsz hozzájuk, ha hatékonyan tudod meghatározni a mindennapi tennivalókat. A napi feladatok megvalósításával érheted el komplexebb és hosszabb távú céljaidat.